Bij de oprichting van een valley bureau, economic board, clusterorganisatie of triple helix organisatie overheerst doorgaans tevredenheid en optimisme. Op zich ook terecht. De eerste, vaak ingewikkelde, horde om te komen tot een nieuwe organisatie is immers genomen. Hiervoor zijn al vaak veel puzzelstukjes gelegd: wat voegt een extra organisatie nu toe, wie gaat dit betalen en hoe ziet de governance eruit? Dit zijn discussies die bij iedere struktuurvernieuwing de kop opsteken.
Zeker in Nederland lijkt de start van zo’n nieuw samenwerkingsverband tevens een illustratie van ons vermogen om vanuit de verschillende invalshoeken (bedrijfsleven, overheid en kenniswereld), een gemeenschappelijke ambitie te formuleren die vervolgens als leidraad fungeert. Toch blijkt vaak na langere tijd dat de neuzen misschien iets minder dezelfde kant op staan dan bij de aftrap werd verondersteld. Een voorbeeld: Alle betrokkenen delen doorgaans de wens tot méér innovatie. Achteraf blijkt er geen overeenstemming te bestaan over het beoogde effect van vernieuwing. Sommige innovaties leiden tot minder in plaats van meer banen, iets wat niet iedere partner beoogde.
Zo zijn er talloze gevallen bekend waarbij de verwachtingen tussen de stakeholders uiteindelijk al snel uit elkaar bleken te lopen. Bedrijven blijken onvoldoende geïnteresseerd in overheidsinstrumenten die ter ondersteuning zijn ontwikkeld. Of ondernemingen innoveren in domeinen die politiek op dat moment weinig aantrekkelijk zijn of er blijkt minder ‘kennis op de plank’ te liggen bij kennisinstellingen dan van tevoren werd gedacht. Dit geeft binnen de jonge organisaties regelmatig spanning en leidt tot veel onderling geharrewar, kortom tot onnodig energieverlies.
Onnodig, omdat dergelijke rimpels het rechtstreeks gevolg zijn van een onvoldoende zorgvuldige voorbereiding van het initiatief aan de voorkant. Om te voorkomen dat na verloop van tijd blijkt dat neuzen toch verschillende kanten op wijzen, is het van cruciaal belang om in de voorbereiding met elkaar hele klare wijn te schenken over, soms lastige vragen, zoals: voor wie doen we het nu in de eerste plaats (voor bedrijven, voor het onderwijs, voor kennisinstellingen of voor overheden)? Ook is het zaak om van tevoren heldere afspraken te maken over de financiering van de nieuwe organisatie op de langere termijn. Verwachten we dat de organisatie straks (wanneer is dat?) voornamelijk door het bedrijfsleven wordt betaald of niet? Mag het initiatief ook buiten de eigen regiogrenzen actief zijn? Wie bepaalt eigenlijk welke activiteiten er concreet worden georganiseerd? De bedrijven, de overheden, kennisinstellingen, het bestuur? Talloze onderwerpen die, mits adequaat geadresseerd tijdens de voorbereiding, kunnen zorgen dat de neuzen ook na verloop van tijd nog in dezelfde richting blijven staan.
